De bestuurder van een B.V. aan het roer

U bent ondernemer. U wilt creëren, ontwikkelen en groeien. Alleen of met elkaar. Als ondernemer heeft u verschillende rollen. Als (mede)eigenaar van de onderneming vervult u de rol van aandeelhouder en streeft u winst na. Als werkgever heeft u de zorg over mensen die zich inzetten voor het bedrijf. Maar bovenal bent u bestuurder: de koersbepaler die beleid maakt en plannen ten uitvoer brengt.

Wat wordt er – juridisch gezien – nu eigenlijk van een bestuurder verwacht? Welke belangen moet u behartigen en welke bevoegdheden hebt u om dat te doen? In de serie blogs van mijn hand zal de bestuurder van de besloten vennootschap (B.V.) centraal staan. In deze eerste blog leg ik hiervoor de basis.

Benoeming en ontslag van een bestuurder

Hoe wordt u eigenlijk bestuurder? Daarvoor wordt u ofwel als bestuurder genoemd in de akte van oprichting van de B.V., of u wordt benoemd door de algemene vergadering van aandeelhouders of de raad van commissarissen. Het orgaan dat u benoemt, is in principe ook het orgaan dat u kan schorsen en/of ontslaan.

De bestuurder en het belang van de onderneming

Als bestuurder bent u bevoegd de vennootschap te vertegenwoordigen. Uit de wet, de doelomschrijving, de statuten en eventueel de interne taakverdeling volgt welke bevoegdheden u heeft. Bovendien blijkt daaruit in hoeverre u autonoom kunt handelen of aanwijzingen van anderen, zoals aandeelhouders of toezichthouders, moet opvolgen. Binnen deze grenzen dient u één belang en dat is het belang van de B.V.

Wat is nu het belang van de B.V.? Dit verschilt per situatie. Als leidraad wordt vaak het bevorderen van het bestendige succes van de onderneming genoemd. Tot het belang van de B.V. horen in ieder geval óók externe belangen, zoals bijvoorbeeld die van schuldeisers waarvan de B.V. afhankelijk is.

U moet bovendien voorkomen dat u handelt met een direct of indirect tegenstrijdig belang en zich dus steeds afvragen of u in staat bent om het belang van de onderneming met de vereiste integriteit en objectiviteit te behartigen, of dat u uw eigen belang bij een bepaalde handeling vooropstelt. Of in een concrete situatie sprake is van tegenstrijdig belang hangt ook altijd af van de omstandigheden van het geval.

Andere taken en verantwoordelijkheden van de bestuurder

Op u als bestuurder rusten meer taken en verantwoordelijkheden dan slechts de vertegenwoordiging van de onderneming bij het sluiten van interessante deals of het binnenhalen van die ene mooie opdracht.

Behoorlijke taakvervulling

Meer in het algemeen bent u gehouden tot een behoorlijke taakvervulling. U bent daarbij verantwoordelijk voor de aan u toebedeelde taken en in elk geval voor de algemene gang van zaken, zoals bijvoorbeeld het strategische- en financiële beleid. Hierbij moet u zich tegenover de andere bij de onderneming betrokken personen en organen naar redelijkheid en billijkheid gedragen.

Boekhoudplicht

Daarnaast rust op het bestuur de boekhoudplicht en de bewaarplicht. Kort gezegd moet u op zodanige wijze administratie voeren en de bijbehorende gegevens bewaren, dat te allen tijde de rechten en verplichtingen van de B.V. kunnen worden gekend.

Deponeringsplicht

De B.V. is verder verplicht de jaarrekening openbaar te maken, waarbij die jaarrekening moet voldoen aan wettelijke vereisten. Omdat het bestuur de B.V. vertegenwoordigt, rust de zogenoemde deponeringsverplichting feitelijk op het bestuur. En dus op u als bestuurder.

UBO-registratie

Vanaf het voorjaar van 2020 worden onder meer B.V.’s verplicht om aandeelhouders met een bepaald aandelenpercentage en personen met feitelijke zeggenschap in te schrijven in het zogenaamde UBO-register. UBO staat voor Ultimate Beneficial Owner: de uiteindelijke belanghebbende. Omdat u als bestuurder de B.V. vertegenwoordigt, rust deze verplichting op u.

Diversen

Tot de verantwoordelijkheden van het bestuur behoren verder bijvoorbeeld nog de afdracht van belastingen en het betalen van pensioenpremies. Maar ook het voorkomen van doormodderen en het aangaan van overeenkomsten waarvan u wist of behoorde te begrijpen dat de onderneming niet aan haar verplichtingen onder die overeenkomsten zou kunnen voldoen. Ook de tijdige aanvraag van het faillissement van de onderneming past in dit rijtje verantwoordelijkheden, waarbij geldt dat een te late, maar ook een te vroege aanvraag persoonlijke aansprakelijkheid van het bestuur kan opleveren.

In de volgende blogs besteed ik aandacht aan de (wettelijke) bestuurstaken, persoonlijke (interne en externe) aansprakelijkheid van bestuurders en geef ik tips om bestuurdersaansprakelijkheid te voorkomen.

Vragen?

Voor vragen en/of strategisch overleg kunt u bij ons terecht. Neem gerust contact op: wij helpen bij het voorkomen van problemen en denken mee in praktische oplossingen.