In deze blog leest u waar u rekening mee moet houden bij het opstellen van algemene voorwaarden.

De do’s & dont’s bij het opstellen van algemene voorwaarden

Als ondernemer kunt u veel baat hebben bij goede algemene voorwaarden. In deze voorwaarden kunt u namelijk de risico’s die uw onderneming loopt op verschillende manieren beperken. In deze blog leest u hoever u daarin kunt gaan en waar u rekening mee moet houden bij het opstellen van algemene voorwaarden.

Wat zijn algemene voorwaarden?

Algemene voorwaarden zijn de regels die van toepassing zijn op alle contracten die een onderneming aangaat met derden, zoals klanten en/of opdrachtgevers. De zogeheten “kleine lettertjes” dus, waar partijen (vaak) niet over onderhandelen. In deze kleine lettertjes worden algemene zaken geregeld. Denk hierbij bijvoorbeeld aan regels over geldende garantietermijnen, de levering van producten of diensten, de wijze van betaling en aansprakelijkheid.

Algemene voorwaarden horen algemeen te zijn

Algemene voorwaarden zijn bedoeld om op alle contracten die u sluit van toepassing te zijn. U wilt er in uiteenlopende situaties een beroep op kunnen doen. Het is dan ook de kunst om uw algemene voorwaarden zo algemeen mogelijk te formuleren. Het moet alleen nog wel duidelijk zijn wát er precies in geregeld wordt. Een goede jurist kan u hierbij helpen. 

Definities

Om ervoor te zorgen dat uw algemene voorwaarden duidelijk zijn, is het verstandig om een lijst met definities op te nemen, waarin u de belangrijkste begrippen definieert. Wilt u bijvoorbeeld speciale voorwaarden opnemen voor de levering van een bepaald type product? Dan is het raadzaam om te definiëren welk type product dat precies is. Zo voorkomt u dat deze voorwaarden ook van toepassing zijn op de levering van andere door u aangeboden producten.  

Aansprakelijkheid beperken in algemene voorwaarden

Zoals aangegeven is het ook mogelijk om uw aansprakelijkheidsrisico’s in de algemene voorwaarden te beperken of uit te sluiten. Een dergelijke voorwaarde noemen we een exoneratiebeding. Het uitsluiten van aansprakelijkheid in algemene voorwaarden is mogelijk maar kent wel grenzen. Hoever u daarin kunt gaan hangt af van de vraag wie uw contractspartij is. Als u zaken doet met consumenten gelden namelijk andere regels dan als u zaken doet met zakelijke contractspartijen. Het is dan ook belangrijk om hier bij het opstellen van uw algemene voorwaarden rekening mee te houden. 

Overeenkomsten met consumenten 

Een consument wordt door de wetgever gezien als een “zwakke” contractspartij en geniet dan ook een verregaande wettelijke bescherming. Als een bepaling bijvoorbeeld onredelijk bezwarend is voor de consument, kan deze die bepaling vernietigen. U kunt dan geen beroep meer op de betreffende bepaling doen. Of een beding onredelijk bezwarend is hangt af van alle omstandigheden van het geval én de toepasselijke wetgeving. 

Ter bescherming van de consument heeft de wetgever ook een zogeheten “zwarte” en “grijze” lijst opgenomen in het Burgerlijk Wetboek. Op de zwarte lijst staan bepalingen die altijd als onredelijk bezwarend worden aangemerkt. De bepalingen die zijn opgenomen op de grijze lijst worden vermoed onredelijk bezwarend te zijn. Het exoneratiebeding staat op de grijze lijst. Dit betekent dat u het vermoeden dat een dergelijk beding onredelijk bezwarend is nog wel kunt weerleggen, maar dit zal in het algemeen erg lastig zijn. 

Overeenkomsten met zakelijke partijen

Sluit u een overeenkomst met een zakelijke partij? Dan gelden er andere regels. In dat geval heeft u in beginsel contractsvrijheid en heeft u meer mogelijkheden om bepalingen op te nemen die de aansprakelijkheid van uw onderneming uitsluiten. Het is echter niet mogelijk om aansprakelijkheid te beperken voor schade die het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid. Een dergelijke bepaling is nietig. Wel is het wellicht mogelijk om aansprakelijkheid te beperken voor het handelen van door u ingeschakelde derden, bijvoorbeeld door naast de algemene voorwaarden ook een exoneratiebeding op te nemen in de overeenkomst van opdracht. 

Copy + Paste?

Het kan verleidelijk zijn om de algemene voorwaarden van een andere, vergelijkbare onderneming over te nemen. Hier zijn alleen wel de nodige risico’s aan verbonden. Zo kunt u bijvoorbeeld per ongeluk ook voorwaarden overnemen die helemaal niet voordelig zijn voor uw onderneming. Of bepalingen overnemen die helemaal niet op uw onderneming van toepassing zijn, waardoor u verplichtingen aangaat die niet relevant zijn of nog erger, die u helemaal niet kunt nakomen. Het is dan ook van groot belang dat u zich bewust bent van de inhoud en juridische betekenis van de door u gehanteerde voorwaarden. Bovendien: algemene voorwaarden kunnen auteursrechtelijk beschermd zijn. Het kopiëren van dergelijke voorwaarden kan dus een inbreuk op het auteursrecht van een andere onderneming met zich meebrengen. Daarvoor kunt u aansprakelijk worden gehouden.  

Ter beschikking stellen algemene voorwaarden

Om geldig te zijn moeten uw algemene voorwaarden niet alleen inhoudelijk kloppen. U moet ze ook op tijd en op de juiste manier aan uw contractspartij ter beschikking hebben gesteld.  Die partij moet vóór het sluiten van de overeenkomst de mogelijkheid hebben gehad om de algemene voorwaarden in te zien. Heeft u uw voorwaarden niet op de juiste manier ter beschikking gesteld? Dan zijn ze niet van toepassing, met alle nadelige gevolgen van dien. Daar vertel ik u in mijn volgende blog meer over. 

Tot slot

Heeft u vragen over uw huidige algemene voorwaarden, bent u van plan om (nieuwe) algemene voorwaarden op te stellen of bent u benieuwd naar uw mogelijkheden om via algemene voorwaarden uw aansprakelijkheid te beperken? Neem dan contact op met een van onze specialisten. 

Image 01 Image 01