Functioneert een van uw werknemers niet goed of niet meer? Dan kan dit een reden zijn voor ontslag wegens disfunctioneren. Het is dan wel belangrijk dat u op tijd start met het opbouwen van een dossier. Een ontslagprocedure heeft namelijk alleen kans van slagen als uit het dossier blijkt dat er daadwerkelijk sprake is van disfunctioneren. Maar hoe zorgt u voor een voldoende stevig ontslagdossier?
Allereerst, wat is disfunctioneren?
Als een werknemer disfunctioneert, voldoen zijn prestaties niet (meer) aan uw verwachtingen. Dit kan verschillende oorzaken hebben. Zo kan het bijvoorbeeld zijn dat de werknemer niet voldoet aan de functie-eisen. Maar disfunctioneren kan ook verband houden met bepaalde karaktereigenschappen van de werknemer of met wijzigingen in werkzaamheden die de werknemer in de loop der tijd niet meer kan bijbenen.
Ontslag wegens disfunctioneren
Als een werknemer disfunctioneert, kunt u de kantonrechter vragen de arbeidsovereenkomst te ontbinden. Maar dat kan niet zomaar, de wet stelt namelijk een aantal eisen aan een dergelijk ontslag. Zo moet de werknemer ongeschikt zijn voor zijn functie en moet u dit aannemelijk maken. Daarnaast mag de ongeschiktheid niet te wijten zijn aan ziekte of gebreken van de werknemer of aan onvoldoende zorg van uw kant voor scholing of de arbeidsomstandigheden van de werknemer. Bovendien moet u de werknemer tijdig op de hoogte hebben gesteld van zijn ongeschiktheid en hem voldoende gelegenheid hebben gegeven om het functioneren te verbeteren. Tot slot moet er binnen uw organisatie binnen een redelijke termijn geen andere passende functie zijn die de werknemer, eventueel na (om)scholing, zou kunnen uitvoeren.
Het is niet nodig dat de werknemer een verwijt te maken valt ten aanzien van zijn disfunctioneren.
Het ontslagdossier
Zoals aangegeven is het van belang dat u op tijd start met het opbouwen van een ontslagdossier. Welke documenten mogen daarin in ieder geval niet ontbreken?
- De arbeidsovereenkomst, arbeidsvoorwaarden en functieomschrijving. De functieomschrijving en de functie-eisen moet u bovendien – zowel bij indiensttreding als bij beoordelingen en functiewijzigingen – duidelijk aan uw werknemer communiceren. De werknemer weet dan (of kan weten) wat van hem wordt verwacht.
- Schriftelijke verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken, waarin het disfunctioneren duidelijk, concreet en zo ondubbelzinnig mogelijk is vastgelegd.
- Klachten van collega’s, relaties of klanten over het disfunctioneren van de werknemer. Zorg dat deze schriftelijk worden vastgelegd.
- Schriftelijke verslagen van contactmomenten waarin u het disfunctioneren of de klachten bespreekt. Het is goed om de werknemer steeds een afschrift van deze verslagen te sturen. Niet vereist is dat de werknemer het met de klachten eens is of deze verslagen ondertekent.
- Een verbeterplan. In dit plan geeft u aan welke (concrete en meetbare) punten de werknemer verbeterd moet hebben aan het einde van het traject, wanneer dit traject start, hoe lang het duurt, wie de werknemer gaat begeleiden en op welke momenten u zult evalueren. Geef ook duidelijk aan dat u de werknemer hulp en begeleiding biedt bij zijn verbetertraject en dat u van de werknemer verwacht dat hij zelf ook aangeeft wat hij denkt nodig te hebben om te verbeteren. Daarnaast is het belangrijk om heel duidelijk te zijn over de consequenties die volgen als de werknemer niet (voldoende) verbetert. Leg dit schriftelijk vast en laat de werknemer het verbeterplan voor akkoord – of in ieder geval voor ontvangst – tekenen.
- Verslagen van tussentijdse evaluaties van het verbeterplan, waarin u steeds aangeeft of de werknemer de gemaakte afspraken is nagekomen. Heeft de werknemer zich niet aan alle afspraken gehouden? Leg dan ook vast waarom het niet is gelukt, biedt nogmaals uw hulp en begeleiding aan en wijs de werknemer nogmaals op de consequenties als hij niet verbetert.
- De schriftelijke eindevaluatie van het verbeterplan.
- Een verslag van uw herplaatsingsinspanningen.
Vragen?
Het opbouwen van een ontslagdossier bij disfunctioneren vraagt – zoals ook uit het voorgaande blijkt – om een flinke inspanning van uw kant. In de praktijk zien wij dan ook regelmatig dat werkgevers het ontslagdossier niet op orde hebben, waardoor ontbindingsverzoeken worden afgewezen. Wilt u dat wij met u meedenken of uw ontslagdossier toetsen? Neem dan gerust contact met ons op. Wij helpen u graag.
Door Michael van Hooft
