Zakelijke mediation in de praktijk: strubbelingen over een contract

Hoe werkt mediation in een zakelijk conflict? En waarom is het effectiever en sneller dan een procedure bij de rechter? Het antwoord op die vragen ligt in de top 3 oorzaken van conflicten; botsende ego’s, miscommunicatie en wantrouwen. Wat valt op? Precies, de inhoud van een conflict staat er niet bij! En wat is nu juist de taak van een rechter? Een beslissing nemen over de inhoud van het conflict. Niet gek dus dat na een vonnis van de rechter partijen vaak nog steeds niet tevreden zijn.

Mediation werkt anders. Bij mediation begeleidt de mediator het communicatie- en onderhandelingsproces om tot een oplossing van het conflict te komen. Daarbij gaat het, anders dan in een procedure, in eerste instantie minder om de inhoud. De mediator creëert een situatie waarin partijen samen kunnen werken aan een oplossing voor het conflict. Hiervoor is het vaak nodig dat eerst wordt stilgestaan bij de situatie zoals die was, is en idealiter zou zijn. Als partijen daarover op een constructieve manier met elkaar spreken en onderhandelen, blijkt vaak dat zij ook tot creatieve oplossingen voor het conflict kunnen komen. En vaak blijft de relatie daarbij ook nog goed!

Mooi die theorie, maar hoe werkt dit nu in de praktijk? In een serie blogs neem ik u mee in een aantal praktijkvoorbeelden. In deze aflevering behandel ik een mediation over (de uitleg van) een contract.

Lees ook: Zakelijke mediation in de praktijk: een aandeelhoudersgeschil

Praktijkvoorbeeld: mediation over een contract

Een internationaal kledingbedrijf doet al jaren zaken met een kledingleverancier. De laatste periode loopt het minder goed; leveringen zijn te laat, niet compleet en de kwaliteit van de kleding is wisselvallig.

Het kledingbedrijf trekt aan de bel. Als de leverancier niet snel verbetert, zal bedrijf het contract beëindigen. Als ze op deze manier verdergaan zal het bedrijf namelijk te maken krijgen met klachten van consumenten en reputatieschade. Het kledingbedrijf vindt dan ook dat er voldoende gronden zijn om het contract op te zeggen. Beëindiging van het contract zou wel spijtig zijn; partijen doen al jarenlang goed zaken en de flexibiliteit van deze leverancier is uniek. Waar anders kan je binnen zo’n korte termijn eigen ontwerpen laten produceren?

De leverancier stelt zich op het standpunt dat de bezwaren van het kledingbedrijf grotendeels onterecht zijn. Daarbij kan, volgens de leverancier, het contract niet op de aangevoerde gronden worden opgezegd. Ook vindt de leverancier de aanpak van het kledingbedrijf uitermate onsympathiek. De leverancier voldoet al jarenlang aan de gekste wensen van het bedrijf, dan mag andersom ook enige coulance worden getoond. Tot slot baalt de eigenaar van de leverancier dat deze kwestie hem veel tijd vergt.

De mediation

Tijdens de mediation gaat het hard tegen hard. Het kledingbedrijf heeft diepe zakken en maakt dat direct duidelijk: procederen is geen probleem. De leverancier wijst op het exclusiviteits- en boetebeding in het contract. Partijen liggen mijlenver uiteen over de interpretatie van de opzeggingsgronden in het contract. Nu jarenlange procedures over dit soort onderwerpen geen uitzondering zijn, zou procederen voor de bedrijfsvoering van beide partijen wel vervelend zijn. Mag je nou wel of niet zaken doen met een andere partij? Verbeur je wel of geen boetes? Moet je de productie wel of niet afschalen? Etc.

De mediator vraagt hoe partijen de samenwerking zijn begonnen, hoe de samenwerking toen die nog goed was verliep en waar de eerste strubbelingen zijn ontstaan. Al pratende blijkt dat de problemen na de aanstelling van de huidige operationeel directeur van de leverancier zijn ontstaan. De vlotte stijl van de operationeel directeur sluit niet goed aan bij de tradities van het kledingbedrijf, dat staat voor kwaliteit en duurzaamheid.

De operationeel directeur van de leverancier is jong en wil snel resultaten boeken. Om dat te bereiken experimenteert hij met nieuwe onderleveranciers en transporteurs. Dit loopt niet altijd direct goed. De eigenaar van de leverancier vertrouwt erop dat dit snel zal verbeteren. Ook is de eigenaar van de leverancier blij dat hij, door de komst van de operationele directeur, af en toe met vakantie kan.

Hierop geeft het kledingbedrijf aan dat het alleen wil werken met leveranciers die passen bij haar kernwaarden kwaliteit en duurzaamheid. Concessies op dat vlak zijn onbespreekbaar. Anderzijds begrijpt het dat de eigenaar van de leverancier het bedrijf niet langer alleen kan leiden. Ook is er begrip voor wijziging van leveranciers of transporteurs én bijbehorend tijdelijk ongemak, zolang dat beperkt blijft in tijd en omvang.

De oplossing voor het conflict

Partijen spreken af om, samen met de operationeel directeur, de knelpunten in kaart te brengen. Vervolgens zal de leverancier een plan van aanpak opstellen om die knelpunten binnen een redelijke termijn op te lossen. Gedurende die termijn wordt de mediation open gehouden. Partijen spreken af opnieuw aan de mediationtafel plaats te nemen als de knelpunten niet op tijd of niet naar ieders tevredenheid worden opgelost. Tijdens de afgesproken termijn doen zij dit nog eenmaal; het gesprek gaat over de uitleg van de contractsbepaling ‘kwaliteit’. Uiteindelijk vinden partijen elkaar ook op dat punt en kan de mediation worden beëindigd.

Partijen, en de operationeel directeur, werken nog altijd naar tevredenheid samen. Hét klassieke voorbeeld van mediation; conflict opgelost, relatie behouden!

Voordelen mediation

Lees voor de voordelen van mediation bij een zakelijk conflict ook een van mijn eerdere blogs. Samengevat:

  • U bepaalt zelf welke oplossing er komt.
  • De kosten zijn laag.
  • Het traject is heel snel afgerond, circa 3 weken is gebruikelijk (circa 3 gesprekken van 2 uur).
  • U heeft een slagingskans van 80 à 90% om tot een oplossing te komen.
  • U kunt op elk gewenst moment stoppen.
  • Mediation is vertrouwelijk.

Vragen?

Heeft u vragen over de mogelijkheden van mediation? Neem dan vrijblijvend contact met ons op. De mediators van HJ Advocaten & Mediators zijn gespecialiseerd in zakelijke mediations en werken conform de regels van de Mediatorsfederatie Nederland (MfN).

Door Loes van Kooten (advocaat, mediator en trainer bij de ADR-beroepsopleiding voor mediators)

Image 01 Image 01