Algemeen
HJ Advocaten B.V. is een in Amsterdam gevestigd advocatenkantoor dat handelt onder de naam HJ Advocaten & Mediators (KvK-nummer 50860755). Ons kantoor is gevestigd aan de Weesperzijde 99-A in Amsterdam (hierna: “HJ Advocaten & Mediators” of “wij” of “onze”).
Tijdens sollicitatieprocedures worden persoonsgegevens verwerkt. Persoonsgegevens zijn gegevens van geïdentificeerde – of identificeerbare natuurlijke personen, die direct en/of indirect herleidbaar zijn tot een persoon (hierna: “Betrokkenen”).
HJ Advocaten gaat zorgvuldig om met deze gegevens en respecteert de privacy van sollicitanten door deze gegevens vertrouwelijk te behandelen. HJ Advocaten & Mediators handelt bij de verwerking van persoonsgegevens als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: “AVG”).
Met deze privacyverklaring wordt uitvoering gegeven aan de in de AVG neergelegde informatieplicht voor verwerkingsverantwoordelijken. Deze privacyverklaring heeft betrekking op personen die bij ons solliciteren.
Verwerkingsdoeleinden
Om persoonsgegevens rechtmatig te mogen verwerken dient daarvoor een doeleinde te bestaan. Persoonsgegevens van sollicitanten worden verwerkt om contact te onderhouden met sollicitanten en eventueel afspraken in te plannen.
Te verwerken persoonsgegevens
De persoonsgegevens die wij verwerken zijn door sollicitanten op eigen initiatief aan ons verstrekt door middel van sollicitatiebrieven en/of een cv.
Welke persoonsgegevens wij verwerken hangt af van de inhoud van voornoemde brieven en/of cv’s. Doorgaans zal het met name gaan om contactgegevens (voor- en achternaam, telefoonnummer, e-mailadres, adresgegevens). Daarnaast kunnen tijdens gesprekken aantekeningen worden gemaakt van antwoorden op vragen en/of over de indruk van de sollicitant.
Grondslagen voor de gegevensverwerking
Voor de rechtmatige verwerking van persoonsgegevens dient een wettelijke grondslag te bestaan. HJ Advocaten & Mediators verwerkt de persoonsgegevens van sollicitanten op basis van de grondslag toestemming die volgt uit de AVG. Sollicitanten nemen immers uit eigen initiatief contact op met ons en verstrekken daarbij persoonsgegevens.
Delen van persoonsgegevens met derden
Voor zover noodzakelijk voor de (voortzetting en/of afronding van de) sollicitatieprocedure delen wij persoonsgegevens die wij verwerken met derden. Wij doen dit met inachtneming van voornoemde doeleinden. Derden met wie wij uw persoonsgegevens kunnen delen zijn bijvoorbeeld:
- IT-leveranciers;
- Deskundigen/adviseurs op het gebied van HRM;
- Toezichthoudende autoriteiten en/of met openbaar gezag beklede instanties, voor zover daartoe een wettelijke verplichting voor HJ Advocaten & Mediators bestaat.
De derden met wie wij uit eigen initiatief samenwerken kiezen wij zorgvuldig uit en met deze partijen hebben wij goede ervaringen. Met door ons in te schakelen deskundigen/adviseurs worden persoonsgegevens en de door de sollicitant aangeleverde stukken slechts gedeeld na overleg en toestemming van de sollicitant.
Met derden die in opdracht van HJ Advocaten & Mediators persoonsgegevens verwerken, sluiten wij verwerkersovereenkomsten en/of worden aanvullende (beveiligings)afspraken gemaakt.
Door ons ingeschakelde derde partijen die als verwerkingsverantwoordelijke diensten aanbieden, zijn voor de (verdere) gegevensverwerking zelf verantwoordelijk voor naleving van de AVG.
Doorgifte van persoonsgegevens
HJ Advocaten & Mediators verwerkt persoonsgegevens in beginsel slechts binnen de Economische Europese Ruimte (hierna: “EER”). Mocht het voorkomen dat persoonsgegevens moeten worden doorgegeven aan landen buiten de EER met een lagere mate van bescherming van persoonsgegevens, dan dragen wij zorg voor passende maatregelen.
Beveiliging persoonsgegevens
Onder meer onder de AVG zijn wij verplicht om uw persoonsgegevens te beschermen en te beveiligen. Rekening houdend met de stand van de techniek, passen wij technische – en organisatorische maatregelen toe die bescherming bieden tegen vernietiging, verlies, wijziging en/of ongeoorloofde toegang tot uw (persoons)gegevens.
Bewaartermijnen van persoonsgegevens
In lijn met de AVG geldt voor persoonsgegevens een beperkte bewaartermijn. Wij bewaren persoonsgegevens van sollicitanten met inachtneming van voornoemde doeleinden en om in staat te zijn om te voldoen aan geldende wet- en regelgeving. Wij bewaren de gegevens tot uiterlijk 4 weken vanaf het moment dat duidelijk is geworden dat een sollicitant de functie niet heeft gekregen. Het kan voorkomen dat wij sollicitanten verzoeken om de gegevens en stukken langer te mogen bewaren. Indien wij daarvoor toestemming verkrijgen zal een termijn van maximaal 1 jaar na de gegeven toestemming worden gehanteerd.
Rechten van Betrokkenen
Met in achtneming van de AVG beschikken Betrokkenen over diverse rechten, zijnde:
- recht op informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens;
- recht op inzage van uw persoonsgegevens die wij verwerken;
- recht op rectificatie, wissing (vergetelheid) en beperking van persoonsgegevens;
- recht om bezwaar te maken tegen gegevensverwerking;
- recht op overdraagbaarheid van persoonsgegevens (dataportabiliteit);
- recht om eerder gegeven toestemming in trekken; en
- recht om klachten in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).
Verzoeken in lijn met bovenstaande rechten kunnen worden gericht aan info@hjlaw.nl en/of aan de medewerker(s) van ons kantoor met wie u contact hebt gehad. Uiterlijk binnen vier weken kunt een reactie tegemoet zien.
Slechts verzoeken van Betrokkenen die betrekking hebben op eigen persoonsgegevens worden in behandeling genomen. HJ Advocaten & Mediators behoudt zich het recht voor om de desbetreffende Betrokkene te vragen zich te identificeren, ter verificatie dat de verzochte informatie aan de juiste persoon wordt verstrekt.
Er kunnen zich omstandigheden voordoen waarbij HJ Advocaten & Mediators aan (een) verzoek(en) geen – of onvolledig uitvoering kan en mag geven, bijvoorbeeld vanwege van toepassing zijnde wettelijke bewaartermijnen. Indien dit zich voordoet, zal dit worden toegelicht.
Wijzigingsmogelijkheden privacyverklaring
HJ Advocaten & Mediators behoudt zich het recht voor om op ieder gewenst moment, zonder voorafgaande kennisgeving deze privacyverklaring te wijzigen. De meest recente versie van deze verklaring wordt in elk geval op onze website (www.hjlaw.nl) gepubliceerd. Wij raden sollicitanten dan ook aan om onze website met enige regelmaat te raadplegen. In voorkomende gevallen kan het zijn dat wij sollicitanten rechtstreeks informeren over eventuele wijzigingen.
Vragen, verzoeken en contact
Voor eventuele vragen over onze privacyverklaring en/of de verwerking van persoonsgegevens kunnen sollicitanten contact met ons opnemen via info@hjlaw.nl en/of met de medewerker(s) van ons kantoor met wie u contact hebt gehad.
Dit geldt vanzelfsprekend ook voor het geval u voornoemde rechten wenst uit te oefenen en/of een klacht heeft over de gegevensverwerking van uw persoonsgegevens. In dit laatste geval verzoekt HJ Advocaten & Mediators u vriendelijk om allereerst met ons in contact te treden.
Deze privacyverklaring dateert van november 2019.
