Grensoverschrijdend gedrag, een onderwerp waar al langere tijd veel over te doen is. De laatste tijd is maar weer gebleken dat het echt overal voorkomt. In de sport, de media en de politiek, maar ook binnen veel ‘gewone’ bedrijven. In een eerder blog beschreven we al wat u kunt doen als u als werkgever een melding krijgt van (seksueel) grensoverschrijdend gedrag. In dit artikel leest u wat u kunt doen om dit gedrag zo veel mogelijk te voorkomen.
Zorg voor een protocol grensoverschrijdend en ongewenst gedrag
Om te beginnen is het belangrijk om binnen uw onderneming een duidelijk protocol grensoverschrijdend en ongewenst gedrag te hebben. Daarin neemt u op:
- Wat er onder grensoverschrijdend en ongewenst gedrag valt.
- Wat de sancties zijn als iemand de regels uit het protocol overtreedt.
- Wat uw medewerkers kunnen doen als zij slachtoffer of getuige zijn van ongewenst of grensoverschrijdend gedrag.
- Wie de (externe) vertrouwenspersoon is en hoe uw medewerkers contact met hem/haar kunnen opnemen.
- Hoe en waar uw medewerkers een klacht kunnen indienen.
Ook is het goed om in dit protocol op te nemen wanneer uw medewerkers intieme persoonlijke relaties moeten melden, bijvoorbeeld bij een relatie tussen een leidinggevende en een ondergeschikte of tussen medewerkers die op de een of andere manier afhankelijk van elkaar zijn.
Zorg voor een klachtenprocedure
Daarnaast is het van belang dat u ook een klachtenprocedure heeft klaarliggen. Lukt het de vertrouwenspersoon niet om in een informele setting een oplossing te vinden? Dan biedt een klachtenprocedure uw werknemers een formele mogelijkheid om de situatie aan te kaarten. In de klachtenregeling neemt u onder meer bepalingen op over:
- De samenstelling van de klachtencommissie.
- De manier waarop en de termijn waarbinnen de klacht moet worden behandeld.
- Hoor en wederhoor.
- Hoe u de privacy van de betrokkenen waarborgt.
Schenk doorlopend aandacht aan grensoverschrijdend gedrag
De praktijk heeft de afgelopen tijd wel uitgewezen dat de aanwezigheid van protocollen, procedures en vertrouwenspersonen grensoverschrijdend en ongewenst gedrag niet in alle gevallen voorkomt. Daarom is het belangrijk om van dit thema ook een periodiek terugkerend onderwerp van gesprek te maken. Op het intranet bijvoorbeeld, bij personeelsbijeenkomsten en tijdens vergaderingen en teammeetings. Ook kunt u periodiek discussiesessies organiseren, eventueel onder leiding van de (interne of externe) vertrouwenspersoon. Zorg dat daarbij steeds wordt benadrukt welk gedrag gepast is en geef aan waar mensen terechtkunnen met een melding over grensoverschrijdend of ongewenst gedrag.
Daarnaast is het van belang dat u regelmatig aandacht vraagt voor de vertrouwenspersoon. Als uw medewerkers bekend zijn met de vertrouwenspersoon en deze snel en laagdrempelig te benaderen is, verhoogt dit de meldingsbereidheid.
Heeft u het idee dat medewerkers het ondanks het voorgaande nog steeds lastig vinden om actief aan de bel te trekken? Dan kunt u een anonieme survey naar ongewenst gedrag laten uitvoeren, of het onderwerp opnemen in een medewerkerstevredenheidsonderzoek (MVO).
Vragen?
Heeft u hier vragen over? Of wilt u dat wij met u meedenken over uw protocol of klachtenprocedure? Neem dan gerust contact met ons op. Wij staan voor u klaar.
Door Michael van Hooft
